Il software dell'officina, dalla targa alla riconsegna

Quali dati servono nella scheda del mezzo?

La targa identifica il mezzo su strada, ma può cambiare. Il numero di telaio resta lo stesso per tutta la vita del veicolo.

La matricola del motore serve quando il motore è stato sostituito. Senza, i ricambi rischiano di non combaciare.

Aggiungi chilometri all'ingresso, data di prima immatricolazione e alimentazione. La data serve a calcolare la revisione.

• Targa e numero di telaio, letti dal libretto.
• Matricola del motore, letta sul blocco quando serve.
• Chilometri all'ingresso, scritti a ogni visita.
• Proprietario e chi porta il mezzo, se sono persone diverse.

Perché lo storico degli interventi va legato al telaio?

Il cliente cambia auto, il telefono cambia numero, la targa può essere reimmatricolata. Il telaio no.

Legare lo storico al telaio evita di mescolare due mezzi dello stesso cliente. Evita anche di perdere tutto quando il mezzo cambia proprietario.

Ogni intervento chiuso dovrebbe riportare difetto, lavoro fatto, ricambi montati e chilometri. È la memoria dell'officina.

Che differenza c'è tra tagliando e revisione?

Il tagliando segue il piano di manutenzione del costruttore. Scadenze e controlli cambiano da modello a modello.

La revisione è un obbligo di legge. L'art. 80 del Codice della strada ne fissa la periodicità per categoria di veicolo.

Il software deve tenerle su due righe diverse. Un avviso unico confonde il cliente e fa saltare una delle due.

Cosa deve contenere un preventivo da far firmare?

Il preventivo protegge te e il cliente. Scrive cosa farai, con quali pezzi e per quale cifra.

Separa ricambi e manodopera, con le ore previste. Indica per quanti giorni vale l'offerta.

Scrivi che i lavori in più partono solo dopo un nuovo consenso. È la regola che evita le liti alla riconsegna.

La firma può arrivare al banco o con un link sul telefono. Conta che resti legata alla scheda del mezzo.

Come si tiene traccia dei ricambi?

Ogni ricambio ordinato nasce dalla scheda del mezzo. Così il codice corrisponde al telaio giusto.

Indica se il pezzo è originale o equivalente. Il cliente ha diritto di saperlo prima di firmare.

Registra il pezzo tolto se il cliente vuole riaverlo. Registra anche i resi al fornitore, con la data.

Come si gestisce l'auto di cortesia?

Prima di consegnarla, fai un verbale con chilometri, livello del carburante e danni già presenti. Due foto valgono più di una discussione.

Controlla la patente di chi guida. Scrivi chi paga carburante, multe e franchigia in caso di danno.

Il sistema può tenere il calendario delle auto di cortesia. Così non prometti la stessa auto a due clienti.

Come si riconsegna il mezzo senza discussioni?

La riconsegna chiude la pratica. È il momento in cui il cliente confronta il conto con il preventivo firmato.

Stampa o manda un riepilogo con i lavori fatti, i pezzi montati e i chilometri all'uscita. Deve corrispondere voce per voce al preventivo, più gli extra approvati.

Indica la prossima scadenza utile: tagliando, revisione o controllo stagionale delle gomme. Il cliente la ritrova nel messaggio, non in un adesivo sbiadito.

Se un lavoro è rimasto in sospeso, scrivilo. Una nota come «pastiglie posteriori al limite» protegge te e informa il cliente.

Cosa chiedere a chi ti vende il software?

Porta un mezzo vero alla prova e fai queste domande. Poi controlla gli errori che capitano più spesso: sono quasi sempre di registrazione, non di meccanica.

Ritrovi lo storico cercando per telaio, non solo per targa? Tagliando e revisione hanno avvisi separati? Il preventivo firmato resta legato alla scheda e non cambia dopo la firma? Puoi esportare i dati se cambi programma?

• Storico salvato sotto il nome del cliente invece che sotto il telaio.
• Chilometri non scritti all'ingresso, quindi tagliando calcolato a occhio.
• Lavori extra fatti con un sì al telefono, senza traccia scritta.
• Auto di cortesia consegnata senza verbale dei danni già presenti.
• Revisione scambiata per tagliando nel messaggio al cliente.

Domande frequenti